Beim Thema Förderprogramme kommen Sie immer wieder mit bestimmten Begrifflichkeiten in Kontakt. Die gängigsten Begriffe und ein paar nützliche Verhaltensregeln haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Der Bewilligungszeitraum wird im Zuwendungsbescheid bestimmt. Er umfasst den sogenannten Maßnahmezeitraum (den Zeitraum in dem die beantragte Maßnahme durchgeführt und abgerechnet sein muss) und erweitert sich um die vorgelagerten Tätigkeiten (Bestellungen, Auftragsvergabe) und die nachgelagerten Aufgaben (Bezahlung der Schlussrechnungen). Er wird nach Ihren Vorgaben beantragt. Nur Ausgaben inkl. der Beauftragung dieser Leistungen, die während dieses Zeitraumes entstehen und bezahlt werden, werden gefördert und können abgerechnet werden.
Ihr Vorhaben drängt und Sie möchten schnell starten? Dann haben Sie die Möglichkeit, bei Antragstellung einen sogenannten vorzeitigen Investitionsbeginn (VI) zu beantragen. Mit der schriftlichen Bestätigung des Fördermittelgebers gehen Sie auf Nummer sicher. Allerdings beginnen Sie in diesem Fall immer auf eigenes Risiko, siehe auch Ausführungen zum Zuwendungsbescheid. Nach Eingang dieser Bestätigung dürfen Sie umgehend die erste Bestellung auslösen. In manchen Fällen erhalten Sie den VI automatisch mit Eingang Ihres Antrags beim Fördermittelgeber, aber nicht in jedem Fall. Wenige Förderprogramme genehmigen keinen vorzeitigen Investitionsbeginn.
Unter einem Zuwendungsbescheid versteht man die schriftliche Bestätigung über die Vergabe der Fördermittel. Erst wenn Sie diesen erhalten haben, gehen Sie auf Nummer sicher. Mit dem Zuwendungsbescheid werden Ihnen die Fördermittel zugesagt.
Das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen natürlich ist der Umfang eines Projektes ausschlaggebend. Weiterhin entscheiden die derzeitige Antragslage beim Fördermittelgeber, Urlaubszeiten und Sonderfälle, wie derzeit beispielsweise die Coronapandemie. Diese hat in fast jedem Förderbereich zu großen Auftragsstaus geführt. Fragen Sie uns, wir haben die aktuellen Stände im Blick.
Wenn Sie den Bewilligungs- oder Abrechnungszeitraum nicht einhalten können, müssen Sie das dem Fördermittelgeber melden. Mit einer guten Begründung lassen die meisten Fördermittelgeber mit sich reden.
Der Verwendungsnachweis wird zum Abschluss des Vorhabens benötigt. Mit diesem kann der Fördermittelgeber nachvollziehen, ob das Vorhaben ordnungsgemäß durchgeführt und abgerechnet wurde. Er besteht erst einmal aus einem auszufüllenden Formblatt. Zum Verwendungsnachweis gehört in der Regel ein Sachbericht über das durchgeführte Projekt und die Dokumentation der Veröffentlichungspflicht. Zudem reicht man mit dem Verwendungsnachweis in der Regel seine Abrechnung/ Schlussabrechnung ein.
Im Zuwendungsbescheid ist es definiert: Je nach Fördervorhaben verbindet der Fördermittelgeber die Veröffentlichung der Maßnahme unter Verwendung der Logos der Fördermittelgeber. Das kann ein Aushang sein, eine Bautafel oder die Veröffentlichung auf der unternehmenseigenen Homepage. Gern stellen wir Ihnen die zu verwendenden Logos, Plakate und Textbausteine zur Verfügung.
Grundsätzlich benötigen Sie die zum Projekt gehörigen Rechnungen und passenden Kontoauszüge. In einigen Abrechnungen benötigen Sie zudem Auftragsdaten und den Zahlungsnachweis mittels Kontoauszugsdatum und Blatt Nr. der Überweisung. Am besten ist es, wenn Sie sich einen eigenen Ordner anlegen und dort alle Rechnungen und Kontoauszugsdokumente in Kopie bereits abheften. Auf der Rechnungskopie notieren Sie selbst das Bestelldatum. So behält man immer den Überblick.
Das hängt von den Vorhaben ab. Bei manchen können Sie Zwischenabrufe stellen, wo Sie während des Vorhabens bereits einen Teilzuschuss erhalten. Bei anderen bekommen Sie den Zuschuss erst nach Vorhabensende. Generell arbeiten die Fördermittelgeber so schnell wie möglich. Je nach Größe des Vorhabens kann es mal länger dauern.
In einigen Fördervorhaben wird Ihnen ermöglicht regelmäßig Ihre Ausgaben einzureichen und Teilabrechnungen vorzunehmen. Für Sie ermöglicht diese Form der Teilabrechnung weniger Mittel vorstrecken zu müssen. Die Abrechnungsmöglichkeiten sind von regelmäßigen Intervallen, z.B. bei FuE Vorhaben bis hin zu unregelmäßigen Abrufen der Mittel nach eigener Entscheidung definiert.
Die genaue Fördersumme finden Sie im vorderen Teil Ihres Zuwendungsbescheides (in der Regel auf Seite 2 bis 4). Sollte es zu Kürzungen zum Antrag gekommen sein, wird in der Folge erklärt, warum man für Teile des Vorhabens keinen Zuschuss gewähren kann. Dies ist nicht zwingend immer richtig. Bitte lesen Sie den Zuwendungsbescheid genau und nehmen ggf. noch einmal Rücksprache. Hin und wieder macht ein Teilwiderspruch durchaus Sinn.
Im Zuwendungsbescheid gibt es im zweiten Teil in der Regel Auflagen, die während der Laufzeit oder zum Projektabschluss zu beachten sind. Das beinhaltet fast immer die Veröffentlichungspflicht, aber auch Auflagen zum Abruf, ein weiteres Einreichen von Unterlagen oder regelmäßige Berichterstattung.
Ja, auf jeden Fall. Sicher ist es in einigen Fällen eine umfangreiche Aufgabe viele Seiten zu lesen und zu verstehen. Allerdings versäumen Sie sonst womöglich eine Auflage und der Zuwendungsbescheid kann zurückgenommen werden. Wir unterstützen Sie auch hier. Senden Sie uns Ihren Zuwendungsbescheid und wir sagen Ihnen, worauf es in der Folge ankommt.
Kosten sind im Zuwendungsbescheid unter Umständen verschiedenen Kostengruppen zugeordnet. Bei der Abrechnung ist darauf zu achten, dass die Ausgaben diesen Kostengruppen zuzuordnen sind. Des Weiteren dürfen innerhalb der Kostengruppen keine großen Verschiebungen erfolgen. Sollte es zu Verschiebungen im Vorhaben kommen, sagen Sie dem Fördermittelgeber rechtzeitig Bescheid. Meist ist eine Umwidmung möglich und Ausgaben können verschoben werden. Warten Sie damit auf keinen Fall bis zum Schluss. Auch hier gilt: Änderungen rechtzeitig anzeigen, dann besteht immer die Chance auf Anerkennung, solange es sich um förderfähige Ausgaben handelt.
Ausgaben werden nach der Art der Investitionen unterteilt. Die Zuordnung wird schon mit der Antragstellung vorgenommen und ggf. durch den Fördermittelgeber noch einmal präzisiert. Dies kann von Antrag zu Antrag sehr stark variieren. In der Regel sind die Kostengruppen vorgegeben. Beachten Sie in diesem Zusammenhang immer auch den Vorbeitrag zur Kostenzuordnung.
Einige Fördermittelzuschüsse ermöglichen auch Personalförderung und Eigenleistungen. Je nach Programm und Zuschussgeber sind zu den normalen Arbeitgeberaufwendungen an Personalkosten zusätzlich Aufschläge möglich, die die Gemeinkosten abdecken sollen. Unter Gemeinkosten versteht der Fördermittelgeber in diesem Zusammenhang Ausgaben (sogenannte Fixkosten), die zusätzlich zum Lohn im Betrieb zur Organisation anfallen. Das sind in der Regel Ausgaben für Buchhaltung, kaufmännische Mitarbeiter, aber auch Miete, Telefon oder Kosten für Betriebsfahrzeuge. Variable Kosten wie Material, Betriebsstoffe oder Vertriebsausgaben werden jedoch dabei nicht berücksichtigt.
Investitionen in anzuschaffende Wirtschaftsgüter werden durchaus auch durch eigene Mitarbeiter erbracht. Häufig ist das bei Baumaßnahmen der Fall, aber auch Maschinenanschlüsse oder Einrichtungsleistungen übernehmen die eigenen Mitarbeiter. Alle Leistungen, die Ihre Mitarbeiter erbringen, bis das Wirtschaftsgut einsatzfähig ist, können zu diesem Wirtschaftsgut aktiviert werden. Bitte informieren Sie sich im Vorfeld, ob Eigenleistungen in Ihrem Fördervorhaben berücksichtigt werden. Dies ist im Gegensatz zur Personalförderung viel seltener der Fall.
Zum Nachweis der Eigenleistungen empfiehlt sich immer ein entsprechender Nachweis (Stundenerfassung mit Angabe der Arbeitsleistung). Das muss nicht kompliziert sein, ein einfacher Stundennachweis genügt. So können Sie bei der Abrechnung gezielt nachweisen, welche Arbeiten durch Ihre Mitarbeiter erbracht wurden. Die Arbeitgeberbruttolohnkosten sind um den Gemeinkostenzuschuss zu erweitern. Damit ergeben sich für jeden Arbeitnehmer individuelle Stundensätze, die Sie geltend machen dürfen, wenn es der Fördermittelgeber zulässt.
Angeschaffte Wirtschaftsgüter dürfen unter Umständen für einen festgelegten Zeitraum nicht verkauft werden. Diese Frist darf nicht unterschritten werden, sonst droht eine Rückzahlung des Zuschusses. Bitte informieren Sie sich zwingend, ob die geförderten Investitionen für einen bestimmten Zeitraum zweckgebunden sind. Meist ist dies bei größeren Anschaffungen, Bauvorhaben und Investitionen in Maschinen der Fall.
Bitte heben Sie die zum Vorhaben gehörenden Unterlagen der Antragstellung, den Zuwendungsbescheid und alle Abrechnungsunterlagen 10 Jahre auf. Dies entspricht der normalen Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen. Eine Prüfung durch den Fördermittelgeber, einer übergeordneten Behörde oder der Europäischen Kommission erfolgt in der Regel maximal 3 Jahre nach Beendigung der Maßnahme.